Article 407

Comptabilité : tenue

Les entreprises  dont le système comptable  fait appel à l'informatique  doivent  respecter les règles suivantes :

- l'organisation  du système de traitement  doit garantir toutes les possibilités d'un  contrôle éventuel ;

- le système de traitement doit établir, sur papier ou éventuellement sur tout support offrant les conditions de garantie et de conservation définies en matière de preuve, des états périodiques numérotés et datés récapitulant  dans un ordre chronologique  toutes les données qui y sont entrées, sous une forme interdisant toutes insertions intercalaires ainsi que toutes suppressions ou additions ultérieures ;

- l'origine, le contenu et l'imputation  de chaque donnée doivent être indiqués en clair. En outre, chaque donnée doit s'appuyer sur une pièce justificative constituée par un document écrit ;

- lorsque les données sont prises en charge par un procédé qui, autrement,  ne laisserait aucune trace, elles doivent être également constatées par un document écrit directement intelligible ;

- il doit être possible, à tout moment, de reconstituer  à partir des données définies ci-dessus, les éléments des comptes, états et renseignements soumis à la vérification ou, à partir de ces comptes, états et renseignements, de retrouver les données entrées. Tout solde de compte doit pouvoir être justifié par un relevé des écritures dont il procède à partir d'un autre solde de ce même compte. Chacune de ces écritures doit comporter une référence permettant  l'identification  des données correspondantes ;

- l'exercice de tout contrôle doit comporter  droit d'accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation  et à l'exécution des traitements ;

- les procédures  de traitement automatisé de comptabilités  doivent  être organisées de manière  à permettre de contrôler  si les exigences de sécurité et de fiabilité requises en la matière  ont bien été respectées ;

- dans le cas où une liste est nécessaire pour justifier un montant  porté en comptabilité (sinistres en suspens, provisions mathématiques,  primes émises, etc.), chaque article de la liste doit comporter  les références indispensables au contrôle et la totalisation doit en être faite page par page, cumulativement, et à la fin de chaque subdivision ;

- si l'entreprise  souhaite  ne pas éditer une telle liste, au moment de la passation  de l’écriture comptable, elle devra enregistrer  alors les données qui la composent sur un support informatique  approprié tel qu'une bande magnétique.


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