RÈGLEMENT N° 0004/CIMA/PCMA/CE/SG/2009

DÉFINISSANT  LES MODALITÉS DE LA FACTURATION AU RÉEL DES CONVENTIONS D’ASSISTANCE TECHNIQUE  CONCLUES AVEC DES SOCIÉTÉS D’ASSURANCE

 (Ce règlement a été modifié et complété par le règlement N°006/CIMA/PCMA/CE/2016 du 08 avril 2016 qui suit) 

LE CONSEIL DES MINISTRES

Vu le Traité instituant  une organisation intégrée de l’industrie des assurances dans les États africains notamment en ses articles 6, 39, 40, 41 et 42 ;

Vu le communiqué final du Conseil des Ministres du 28 septembre 2009 ;

Vu le compte rendu des travaux du Comité des Experts de la Conférence Interafricaine des Marchés d’Assurances (CIMA)  des 22 et 23 septembre 2009 ;

Après avis du Comité  des Experts,

DÉCIDE :

Article 1er

Champ d’application de l’assistance technique

Les entreprises d’assurance soumises au contrôle en vertu des dispositions de l’article 300 du code des assurances, ne peuvent conclure des conventions d’assistance technique que dans les domaines de la réassurance, de la gestion financière et comptable, de l’audit, de l’optimisation de la gestion technique et commerciale, de l’actuariat, de l’assistance juridique,  du management, de l’informatique et des fusions acquisitions.

L’assistance technique  peut être étendue  aux activités de lutte contre le blanchiment  des capitaux et le financement  du terrorisme ainsi qu’à toute  activité se rattachant  directement  à l’objet social de l’entreprise d’assurance.

Article 2

Rémunérations

La rémunération  des services rendus dans le cadre de l’assistance technique  doit être déterminée  sur une base raisonnable et justifiable en rapport avec les prestations réellement accomplies, étant entendu que cette rémunération  n’excédera pas les coûts et dépenses qui pourraient intervenir en obtenant des services équivalents auprès d’une tierce personne non liée de fait ou de droit à l’entreprise d’assurance bénéficiaire. Dans cette hypothèse, la rémunération   serait limitée à la somme que la tierce partie serait susceptible de facturer conformément  aux usages communément  admis pour de tels services.

La détermination   des bases de facturation  des coûts et dépenses  sera faite à partir  du temps réellement  passé par les personnes mises à disposition  pour les services rendus, du barème horaire justifié des interventions  ainsi que des frais réels de séjour et de déplacements  justifiés des personnes mises à disposition.  Le barème horaire s’entend en monnaie locale de l’État abritant  le siège social de la société d’assurance bénéficiaire de l’assistance technique.  Ce barème devrait tenir compte de la qualité des experts ayant effectivement effectué les prestations d’assistance technique.

Pour les groupes d’assurance dans lesquels la rémunération  de l’assistance technique  consiste à faire participer  les filiales au financement  du budget  annuel de la société prestataire de l’assistance technique, ce budget doit être étayé par un programme d’activités dans lequel figurent les prestations d’assistance technique.

Ces prestations doivent être clairement identifiées et correspondre à un besoin réel des filiales sans pouvoir  faire double emploi avec des services qui existeraient déjà dans ces filiales. La répartition  du budget entre les filiales est effectuée suivant une clé de répartition  pertinente et vérifiable. Dans ce cas, la rémunération  ne saurait excéder 2 % du chiffre d’affaires de chaque filiale.

Si le fonctionnement  de la société prestataire de l’assistance technique  est de nature à mettre en péril les intérêts  des assurés et bénéficiaires de contrats, la Commission  pourrait  enjoindre  les filiales d’assurance de mettre un terme au financement de son budget.

Les prestations spécifiques non prévues au budget de la société prestataire de l’assistance technique font l’objet d’une facturation  séparée suivant les premier et deuxième alinéas du présent article.

Article 3

Justification

Les entreprises  d’assurance ayant  conclu  des conventions  d’assistance technique  sont tenues de disposer, pour chaque exercice inventorié, d’un dossier d’assistance technique  permettant  de justifier l’effectivité de cette assistance, le niveau de la rémunération  payée et la pertinence  des méthodes  de facturation. Ce dossier doit comprendre au moins :

- Cas d’une facturation au cas par cas en fonction des heures effectivement prestées

1) une copie dûment  signée des conventions d’assistance technique et des avenants successifs ;

2) un rapport  annuel d’assistance technique  établi par l’entreprise prestataire de l’assistance. Ce rapport doit notamment  décrire les principales  missions accomplies,  les services et les employés de la société prestataire  ayant accompli  ces missions, les résultats obtenus,  les recommandations   faites, et l’évaluation de la mise en œuvre des recommandations  précédentes ;

3) les rapports  d’audit ou d’étude établis par l’entreprise prestataire de l’assistance technique ;

4) la description  de la nature des relations qui lient l’entreprise prestataire de l’assistance technique à la société d’assurance bénéficiaire, notamment  la description des relations de dépendance de droit ou de fait (organigramme de groupe, liens capitalistiques directs ou indirects, droit de vote, liens de dépendance technique…) ;

5) les modalités  pratiques  de la facturation  de l’année comprenant  notamment  un relevé des heures prestées par personne mise à disposition, les frais de déplacements et de séjours éventuels de ces personnes ;

6) la justification  de la conformité  des tarifs pratiqués  avec ceux facturés  conformément   aux usages communément  admis pour de tels services par des sociétés indépendantes  et localisées dans la zone CIMA  (analyse de marché, raisonnement  économique  justifiant les tarifs appliqués, analyse de comparabilité…).

- Cas d’une participation de la société d’assurance au financement du budget de la société prestataire de l’assistance technique

1) les éléments énumérés aux points 1) à 4) susmentionnés ;

2) le programme annuel d’activités au titre du dernier exercice clos et de l’exercice en cours de la société prestataire de l’assistance technique ;

3) le budget  détaillé au titre du dernier exercice clos et de l’exercice en cours de la société prestataire de l’assistance technique  ainsi que les critères de répartition  de ce budget entre les sociétés d’assurance bénéficiaires de l’assistance technique ;

4) un compte rendu d’exécution détaillé du budget du dernier exercice clos ainsi que les comptes certifiés et les rapports  des commissaires aux comptes,  au titre du dernier  exercice clos, de la société prestataire de l’assistance technique ;

5) le détail des prestations  spécifiques non prévues dans le budget et payées au prestataire par le bénéficiaire de l’assistance technique  ainsi que les justificatifs de leur rémunération  en conformité avec les éléments mentionnés  aux points 5) et 6) du présent article dans le cadre d’une facturation  au cas par cas en fonction des heures effectivement prestées.

Article 4

Redevance pour l’utilisation des marques commerciales

La redevance pour l’utilisation des marques commerciales ne peut être facturée sous la forme d’un pourcentage  du chiffre d’affaires de la société d’assurance. Elle doit représenter la quote-part de la société d’assurance dans les coûts réels et raisonnables engendrés pour la création de la marque ou dans les coûts qu’il serait  raisonnablement   nécessaire d’engager pour créer une marque  similaire.  Les coûts  réels éventuels exposés pour maintenir  la notoriété de la marque sont répartis entre les sociétés des groupes d’assurance suivant une clé de répartition pertinente et vérifiable.

Article 5

Entrée en vigueur

Le présent règlement sera publié au Bulletin Officiel de la Conférence. Il prend effet le premier jour du mois suivant sa date de publication.


Fait à Paris, le 28 septembre 2009


Pour le Conseil des Ministres


Le Président


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