REGLEMENT INTERIEUR DU SECRETARIAT GENERAL Applicable au personnel d’encadrement et d’exécution du Secrétariat Général de la CIMA PREAMBULE Le présent règlement a pour objet de préciser à l’intention du personnel d’encadrement et d’exécution les règles destinées à assurer la bonne exécution du travail, la discipline, l’hygiène et la sécurité au Secrétariat Général de la Conférence ainsi que les droits et la défense des salariés. Il s’impose à tous les membres du personnel concerné qui doivent s’y conformer sans restriction ni réserves. Il pourra être complété : par des notes d’application destinées à préciser ce règlement intérieur sur des points particuliers ou d’application temporaire. Il pourra également, si cela s’avère nécessaire, faire l’objet d’annexes prévoyant des dispositions spécifiques applicables à certaines catégories ou à une partie du personnel du Secrétariat Général. L’ensemble des dispositions qui concernent l’hygiène, la sécurité et les règles générales de discipline sont également applicables aux personnels temporaire et stagiaire. Un exemple du présent règlement intérieur est : affiché conformément à la loi ; conservé par chaque responsable du département ou service qui doit le tenir à la dispo du personnel placé sous son autorité ; remis à tous les membres du personnel en fonction, à tout nouveau salarié lors de son embauche ; déposé à l’inspection du travail et des lois sociales. CHAPITRE I : HYGIENE ET SECURITE REGLES GENERALES D’HYGIENE Article 1er : Etat des locaux et ordre dans les bureaux Le personnel a le devoir de tenir en parfait état les locaux et les matériels mis à sa dispo et d’en éviter toute détérioration. A la fin de la journée de travail, les bureaux doivent être laissés en ordre, les dossiers rangés et les machines couvertes de leur housse, afin de faciliter le nettoyage des locaux et de prévenir les risques de destruction ou de perte des documents. Les préposés au nettoyage sont tenus d’être présents à leurs postes aux heures prévues pour le nettoyage. La dernière personne à quitter le bureau doit veiller à la fermeture des portes et fenêtres, à la coupure du courant électrique alimentant les machines et à l’extinction de la lumière. La décoration éventuelle des bureaux ne doit entraîner ni dégradation, ni gène dans l’usage de ceux-ci. Toute inscription aux murs des bureaux et des toilettes est interdite. Article 2 : Repas et boissons Il est interdit au personnel de prendre des repas dans les bureaux. De même, sauf autorisation du Secrétaire Général, il est formellement interdit au personnel d’introduire ou de consommer des boissons alcoolisées sur les lieux et pendant les heures de travail. Tout salarié en état d’ivresse est passible de sanction disciplinaire. REGLES GENERALES DE SECURITE Article 3 : Consigne de sécurité contre l’incendie Tout membre du personnel est tenu de prendre connaissance des consignes de sécurité contre l’incendie. En cas d’incendie ou d’ordre d’évacuation des locaux, les consignes figurant au tableau d’affichage doivent être immédiatement appliquées. Chacun doit en outre participer aux exercices d’évacuation lorsqu’ils sont organisés. En tout état de cause, chacun se conformera aux directives qui seront données par les responsables désignés. Article 4 : Danger grave et immédiat Tout membre du personnel qui a un motif raisonnable de penser que sa situation de travail présente un danger grave et imminent pour sa vie ou sa santé, doit en avertir immédiatement le responsable hiérarchique qui est tenu d’en informer par écrit le Secrétaire Général ou le Secrétaire Général Adjoint chargé du personnel qui se chargera de trouver une solution convenable. Les membres du personnel dont la situation présente un danger grave et imminent doit préciser par écrit tous les éléments qui le conduisent à craindre un tel danger. Article 5 : Objets personnels Le Secrétariat Général de la Conférence n’est pas responsable des vols des objets personnels. Le personnel est tenu de bien les conserver. Article 6 : Vol ou perte d’objets précieux Si des circonstances exceptionnelles l’exigent, en cas de vol ou de perte d’objets précieux, le personnel sera invité à présenter ses effets et objets personnels à un représentant du Secrétariat Général afin qu’en soit vérifié le contenu, ceci en présence d’un délégué du personnel. Cette vérification s’effectuera dans des conditions propres à préserver l’intimité des salariés concernés à l’égard des tiers. Dans les mêmes circonstances, des vérifications similaires et présentant les mêmes garanties pourront être effectuées dans les vestiaires. Article 7 : Locaux techniques Sauf autorisation ou nécessité de service, il est formellement interdit au personnel ne travaillant pas normalement dans ces locaux donnés d’y pénétrer. Cette interdiction vise notamment les locaux réservés aux télex, au standard téléphonique, aux machines à reproduire ainsi qu’aux appareils électroniques et informatiques. Le service de comptabilité est aussi visé par le présent article de même que les locaux dans lesquels sont installées les caisses. Article 8 : Accident de travail En cas d’accident de travail, il est indispensable de prévenir ou de faire prévenir immédiatement le Secrétaire Général Adjoint chargé du personnel qui en effectuera la déclaration auprès de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS). Si un arrêt de travail est prévu, le double du certificat doit être remis au Secrétaire Général Adjoint chargé du personnel selon les modalités et délais prévus à l’article 12 ci-après. Article 9 : Soins médicaux En application des lois en vigueur, l’employeur s’assure par convention le concours d’un médecin qui procède aux opérations suivantes : visite médicale annuelle obligatoire de l’ensemble du personnel ; visite médicale des employés nouvellement recrutés. Les frais médicaux, de pharmacie, d’examen et d’hospitalisation du personnel sont pris en charge conformément aux articles 23 et 34 du statut du personnel. CHAPITRE II : DISCIPLINE PRESENCE AU TRAVAIL – PRINCIPE GENERAL Article 10 : Absence et retard Toute absence non justifiée entraîne une retenue sur le salaire proportionnelle à la durée de cette absence. Cette règle ne fait pas obstacle, néanmoins à l’application des dispositions conventionnelles prévoyant le maintien total ou partiel de la rémunération à l’occasion de certaines catégories d’absences ou de congé. Est considéré comme retardataire, tout salarié qui arrive à son poste de travail après les horaires fixés par la Conférence. Ainsi, 3 retards dans le mois entraînent un avertissement ; 5 retards dans le mois entraînent un blâme, 7 retards dans le mois entraînent une mise à pied de huit jours au maximum. Tout retard à l’arrivée au travail doit être justifié. Le défaut de justification ainsi que la fréquence des retards sont passibles de sanctions. Une demande d’explications écrites doit être adressée au salarié avant toute décision de sanction. Article 11 : Absence pour tout autre motif non professionnel autre que la Maladie Pendant les heures de travail, si un membre du personnel doit s’absenter du Secrétariat Général, il devra au préalable obtenir une autorisation de sortie de son chef hiérarchique. Cette autorisation de sortie doit être visée par le Secrétaire Général Adjoint chargé du personnel et consignée dans un registre. Toute absence prévisible fera l’objet d’une demande d’autorisation adressée au Secrétaire Général, après avis du responsable hiérarchique, pour décision. Cette demande est alors transmise au Secrétaire Général Adjoint chargé du personnel qui, en cas d’accord du Secrétaire Général, délivre un bulletin d’absence et en conserve un double dans le dossier du demandeur. Toute absence imprévisible fera l’objet d’une information dans le plus court délai et sa justification sera fournie dans les 48 heures. Une absence non autorisée ou non justifiée constitue une faute passible de sanction. La demande d’autorisation d’absence doit se faire par écrit. Article 12 : Absence pour cause de maladie En cas de maladie dûment constatée par un médecin, le personnel doit prévenir ou faire prévenir par voie hiérarchique le Secrétaire Général Adjoint chargé du personnel dans les 24 heures et, dans les 48 heures qui suivent l’arrêt de travail, produire un certificat médical indiquant la durée prévisible de l’indisponibilité. Le repos pour maladie prescrit par un personnel para médical devra être contresigné par le médecin de la Conférence. La non production du ou des certificats dans les délais susvisés pourra entraîner des sanctions disciplines si les raisons de l’absence ne sont pas justifiées. La suspension du contrat de travail en cas de maladie se fera conformément aux dispositions prévues par le statut du personnel. Article 13 : Horaires, heures supplémentaires, prime de rendement Le travail s’effectue de lundi à vendredi conformément aux horaires fixés par la Conférence. Le Secrétaire Général peut, selon les nécessités de service, réaménager ces horaires après avis du personnel. Conformément à l’annexe II du Statut du personnel, une indemnité forfaitaire compensatrice des heures supplémentaires est versée mensuellement au personnel des catégories B et C pour les prestations effectuées en dehors des heures normales de travail. Une note de service sera prise au préalable chaque fois qu’un membre du personnel est appelé à effectuer des travaux en heure supplémentaire. La prime de rendement prévue à l’article 34 du statut du personnel sera attribuée aux agents méritants suivant les conditions déterminées par le Secrétariat Général et supprimée pour ceux des agents ayant totalisé plus de 15 jours d’absence sur 3 mois de travail quel qu’en soit le motif, sous réserve des dispositions de l’article 53 du statut du personnel, ou ayant encouru dans les conditions suivantes l’une des sanctions disciplinaires ci-après : blâme 1 fois dans l’année, mise à pied 2 fois dans l’année. Au cas où le blâme ou la mise à pied intervenait au cours de l’année, les primes trimestrielles antérieurement perçues par l’agent au cours du même exercice devraient être restituées. Article 14 : Comportement général Il est fait obligation à chacun d’observer la plus grande discrétion pour tout ce qui concerne les informations considérées comme secrètes ou confidentielles dans le cadre de ses activités professionnelles. Le caractère professionnel et international du Secrétariat Général de la Conférence exige de tout le personnel une parfaite correction et une indispensable courtoisie, notamment avec les représentants des Etats, les représentants des missions diplomatiques, des organisation internationales ainsi qu’à l’égard des hôtes de marque de la Conférence. Chaque membre du personnel est tenu d’accomplir consciencieusement la tâche qui lui est confiée, en se conformant aux instructions de ses supérieurs hiérarchiques. Il ne doit pas s’occuper d’affaires étrangères à sa fonction. Cette clause ne fait pas obstacle à l’exercice du droit syndical et des droits reconnus aux délégués du personnel ainsi qu’au droit d’expression des salariés. D’une manière générale, il est interdit : d’introduire dans l’enceinte de la Conférence, sans autorisation ou nécessité de service, des personnes étrangères et notamment dans les locaux spécialisés ; cette interdiction ne concerne pas les représentants du syndicat, de l’Inspecteur du travail, dans le cadre de leurs missions et les usagers de la Conférence ; de recevoir des visites prolongées sans rapport avec les nécessités de service et de se servir du téléphone pour l’usage des personnes étrangères à la Conférence ; de séjourner sans motif ou nécessité de service à l’intérieur des locaux en dehors des heures d’ouverture des bureaux ; de rester dans la cour pendant les heures de service sans motif valable ou de se rendre à la à cantine sans autorisation préalable du supérieur hiérarchique ; de s’installer s les véhicules de la Conférence pour se reposer ; de sortir, sans autorisation du supérieur hiérarchique et sans visa du Secrétaire Général Adjoint chargé du personnel, de l’enceinte de la Conférence pendant les heures de service. En cas d’urgence, l’autorisation du supérieur hiérarchique suffit. Mais l’agent doit régulariser ensuite auprès du Secrétaire Général Adjoint chargé du personnel. Il est également interdit : d’emporter sans autorisation des objets quelconque appartenant à la Conférence ; de communiquer à toute personne étrangère aux services ou non habilitée des renseignements confidentiels concernant la Conférence, sans autorisation du Secrétaire Général. Article 15 : Comportement individuel Le personnel est tenu d’observer en toutes circonstances un comportement correct. Il est en particulier formellement interdit de pénétrer ou séjourner dans l’enceinte de la Conférence en état d’ivresse ou sous l’emprise des produits stupéfiants et, plus généralement, de causer du désordre d’une façon quelconque. Le fait d’appartenir à une collectivité de travail à caractère international impose en outre à chacun de faire preuve de la plus grande courtoisie dans ses relations professionnelles de tous ordres. Le caractère professionnel et international de la Conférence exige de tout le personnel courtoisie, dévouement, disponibilité et une parfaite neutralité, un souci constat d’équité, d’égalité et d’honnêteté. Article 16 : Pétition, collecte, vente ou distribution de tracts ou d’objets La vente ou la distribution de tracts ou objets quelconques, brochures, publications, souscriptions ainsi que les collectes, quêtes, loteries et remis d’avis ou de convocations de toute nature sont interdites dans l’enceinte de la Conférence et dans les bureaux sauf autorisation du Secrétaire Général en dehors des cas prévus par la réglementation en vigueur, telle que distribution des notes circulaires dans l’enceinte de la Conférence et dans les bureaux aux heures d’entrée et de sortie du travail. Toute assistance à un vendeur au sein de la Conférence expose le salarié qui en est reconnu coupable à des sanctions disciplinaires allant de l’avertissement au blâme ou à la mise à pied en cas de récidive. Article 17 : Nature des sanctions Les observations verbales du Secrétaire Général ou du responsable hiérarchique ne constituent pas des sanctions au sens de la loi. En cas de manquement aux règles de discipline, telle qu’elles résultent du présent règlement intérieur, des notes de service ou d’instructions données par le Secrétariat Général ou le personnel d’encadrement ainsi que toute autre faute, y compris les fautes professionnelles et la mauvaise volonté de l’agent, le Secrétariat Général pourra faire application de la sanction qu’il juge proportionnée à la gravité de la faute parmi celles prévues à l’article 18 ci-dessous. L’échelle des sanctions peut se résumer ainsi : Avertissement : réprimande écrite sans incidence, immédiate ou non sur la présence du salarié à la Conférence, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération. Mais trois avertissements pendant une période de 12 mois consécutifs valent un blâme. Blâme : réprimande écrite plus grave que l’avertissement ayant, en cas de récidive, dans le délai de prescription de 3 ans, une incidence sur la présence du salarié à la Conférence, sa carrière ou sa rémunération. Le blâme entraîne 6 mois de retard. Mise à pied : suspension temporaire de fonctions de courte durée sans rémunérations à titre de sanction avec une durée maximale de 8 jours. La mise à pied entraîne automatique 12 mois de retard dans l’avancement. Le licenciement pour faute lourde : rupture du contrat de travail sans indemnité de préavis de licenciement. Article 18 : Echelle des sanctions L’échelle des sanctions est fixée conformément à l’article 42 du statut du personnel. L’échelle des sanctions disciplinaires comprend : l’avertissement ; le blâme ; la mise à pied ; le retard de l’avancement ; la suspension ; le licenciement ou la révocation. Article 19 : L’avertissement est infligé dans les cas suivants : retard à l’arrivée lorsque le salarié totalise 3 retards dans le mois ; état d’ivresse manifeste sur les lieux de travail ; introduction ou consommation des boissons alcoolisées sur les lieux de travail ; mauvais comportement ; fait de dormir sur le lieu de travail aux heures de service. L’avertissement n’entraîne pas une suspension d’activité ni de perte de salaire mais une inscription au dossier avec affichage au tableau réservé à cet effet. Article 20 : Le blâme est infligé dans les cas suivant : récidive dans les cas prévus pour l’avertissement ; mauvaise exécution du travail ; arrêt volontaire de travail ; refus d’exécuter un travail ; absence non motivée toute la journée ; abandon sans motif du poste de travail dans la journée ; inscriptions injurieuses sur les immeubles ou matériel de service ; injures et menaces contre un agent ; utilisation des biens de la Conférence à des fins personnels sans autorisation du Secrétariat Général. Article 21 : En cas de récidive dans les fautes prévues pour le blâme, la mise à pied est prononcée. La mise à pied est également prononcée dans les cas suivants : inscriptions injurieuses sur les immeubles ou matériel de service ; injures et menaces contre un agent. Elle entraîne une suspension temporaire de fonction d’une durée maximale de 8 jours sans rémunération à titre de sanction. La mise à pied entraîne automatiquement 12 mois de retard dans l’avancement. Article 22 : La suspension est prononcée dans les cas suivants : outrage, injure ou menace contre un supérieur ; insubordination ; refus d’affectation ; récidive pour toutes les causes entraînant le blâme ; état d’ivresse répété ; absences non motivées, prolongées ou répétées ; prolongation non justifiée de congé administratif ou de permission ; refus de recevoir une demande d’explications ou une lettre de sanction motivée ; retrait temporaire du permis de conduire par la police pour les chauffeurs ; conduite en état d’ébriété pour les chauffeurs. En cas de suspension, le paiement de la solde est immédiatement suspendu. La suspension ne doit pas excéder 6 mois. Article 23 : La révocation est prononcée dans les cas suivants : état d’ébriété chronique ; récidive dans les causes de suspension ; vol au préjudice des membres du Secrétariat Général, des travailleurs ou des invités de la Conférence ; rixe sur les lieux de travail ; détournement d’objets, d’outils ou d’investissement de travail ; détournement de matériel de service ou de fonds de la Conférence ; désertion du poste de travail au-delà de 15 jours ; acte de concurrence à l’employeur ; divulgation de documents confidentiels ; incitation à la révolte et/ou à la haine entraînant des conséquences préjudiciables à tout membre du personnel ; en ce qui concerne les chauffeurs, la conduite en état répété d’ébriété ainsi que le retrait définitif par la police du permis de conduire. PUBLICATIONS – ENTREE EN VIGUEUR Article 24 : Les cas non prévus par le présent règlement seront examinés par le Secrétariat Général conformément aux textes de la Conférence. Article 25 : Le présent règlement intérieur entre en vigueur à compter du 1er novembre 1996 et abroge toutes dispositions antérieures contraires. Share via:
